Videokonferenz kostenlos: Online-Meetings mit Team und Kunden in 5 Schritten

Videokonferenz kostenlos: Online-Meetings mit Team und Kunden in 5 Schritten

Vielleicht fragst du dich gerade, wie du deine Kunden, deine Arbeitskollegen oder dein Team online treffen kannst.

Ich rede hier nicht lange um den heissen Brei herum: Es gibt viele Anbieter für Videokonferenzen, aber:

Wenn du für den kleines Unternehmen mit deinem Team oder deinen Kunden online kommunizieren willst und neu am Start bist, ist das Tool der Wahl ZOOM.

Eine Videokonferenz kostenlos durchführen, das geht am besten mit dem Basisplan von ZOOM. Er eignet sich für Coachings, Besprechungen, Online-Meetings und vieles mehr. 

ZOOM ist einfach zu bedienen und deine Videokonferenz kannst du kostenlos durchführen. Das heisst: Der Basisplan reicht für die meisten Nutzer völlig aus. 

Das Beste daran: Du kannst nicht nur Videokonferenzen durchführen, sondern auch deine Kursvideos mit ZOOM aufnehmen.

Eine Videokonferenz kostenlos durchführen – das sind die Vorteile von ZOOM

  1. Zoom ist supereinfach und damit für jede und jeden geeignet, auch für Leute ohne  technisches Wissen.

  2. Der Basisplan von Zoom ist kostenlos und reicht für die meisten Leute völlig aus.

  3. In dieser kostenlosen Version kannst du dich mit einer Person unbeschränkt lange treffen. Für drei oder mehr Teilnehmer besteht zwar ein Zeitlimit von 40 Minuten, das ist aber kein Problem. Wenn dein Meeting länger dauert, startest du einfach ein zweites.

  4. Nur wer zum Meeting einlädt muss sich bei Zoom anmelden. Teilnehmer, die du einlädst, müssen sich nicht anmelden. Sie brauchen nur auf deinen Meeting-Link zu klicken. Dann lädt sich in Sekundenschnelle eine Software herunter und die Leue können am Meeting teilnehmen.

  5. Du kannst alle Teilnehmenden sehen und mit ihnen deinen Bildschirm teilen, wenn du möchtest. So kannst du eine Präsentation durchgehen oder ein Tool erklären.

  6. Mit einem Mausklick kannst du das Meeting aufzeichnen. Das ist ideal, wenn du das Video deinen Kunden später zur Verfügung stellen willst oder statt ein Meeting einfach ein Kursvideo aufnehmen möchtest.

  7. Du kannst Zoom nicht nur auf deinem Desktop verwenden. Es gibt Apps für Android und iPhone.

Dein erstes Online-Meeting – Schritt für Schritt Anleitung

Du bekommst jetzt eine einfache Anleitung dafür, wie du kostenlos eine Videokonferenz durchführst und welches deine ersten Schritte auf Zoom sind.

Ich zeige dir, wie du ein Meeting erstellst und deine Teilnehmer einlädst.

Zum Schluss bekommst du die wichtigsten Einstellungen und ein paar Tipps und Tricks.

Das sind deine Schritte:

  • Schritt 1: bei Zoom anmelden
  • Schritt 2: Profil einrichten
  • Schritt 3: Meeting anlegen
  • Schritt 4: Meeting Einladung verschicken
  • Schritt 5: Meeting starten

Schritt 1: bei ZOOM anmelden

Unten siehst du die Startseite von Zoom. Wenn du noch nicht angemeldet bist, steht oben rechts nicht «mein Konto», sondern «anmelden» oder etwas Ähnliches.

Melde dich hier mit deinen Zugangsdaten an (klicke auf das Bild):

zoom startseite

Schritt 2: Profil einrichten

Sobald du dich angemeldet hast, siehst du als erstes dein Profil.

Lade unbedingt ein Profilbild hoch. Es wird angezeigt, wenn du ein Meeting ohne Video startest. Ohne geladenes Profilbild sehen deine Teilnehmer einen schwarzen Bildschirm.

Stelle die richtige Zeitzone ein, damit es kein Durcheinander beim Startzeitpunkt deiner Meetings gibt.

Zoom Benutzerprofil ps

Jetzt richten wir dein erstes Meeting ein: Klicke dazu auf den Punkt «Meetings».

Schritt 3: Meeting einrichten

Unter dem Menu-Punkt «Meetings», siehst du deine geplanten Videokonferenzen.

Um ein neues Meeting zu planen, klickst du auf den Button «Planen Neue Sitzung».

Zoom Meeting einrichten ps

Dann erscheint das Fenster, in welchem du dein Meeting planen kannst.

Zoom Meeeting planen ps
  1. Gibt deinem Meeting einen Namen.
  2. Die Beschreibung lasse ich meistens aus.
  3. Für ein einmaliges Meeting: Wähle das Datum und die Dauer.
  4. Wenn du dich regelmässig mit jemandem treffen willst, brauchst du nicht jedes Mal eine neues Meeting zu erstellen. Wähle in diesem Fall «Wiederkehrendes Meeting» und in der Auswahl wählst du «keine bestimmte Zeit», dann kannst du mit demselben Link immer wieder Konferenzen durchführen.
  5. Die Dauer des Meetings ist standartmässig auf eine Stunde eingestellt, wenn das Meeting länger dauert, ist das kein Problem, das Meeting wird nicht unterbrochen.
  6. Du kannst das Meeting jederzeit beenden und du kannst es auch jederzeit starten. Auch wenn du den Termin auf später eingetragen hast. Denk dran, dass Meetings mit mehr als zwei Personen im kostenlosen Basic-Plan nicht länger als 40 Minuten dauern können.
  7. Seit dem Update Zoom 5.0 (Mai 2020), ist das Vergeben eines Passworts für Teilnehmende standardmässig aktiviert.
  8. Stelle «Video» auf «ein».
  9. Jetzt drückst du auf «speichern» und dein Meeting ist angelegt.

Schritt 4: Meeting-Einladung verschicken

Sobald du dein Meeting gespeichert hast, erscheint eine Übersicht.

Klicke rechts auf «Die Einladung kopieren» und kopiere im erscheinenden Fenster die nötigen Angaben heraus.

Zoom Meeting Einladung erstellen ps

Es reicht, nur den Link zum Meeting herauszukopieren und mit einem netten Mail an deinen Gesprächspartner senden.

Tipp: Wenn die Person Zoom nicht kennt, kannst du ein Infoblatt mitsenden, das die Funktionen im Meetingraum kurz erklärt.

Die Funktionen findet du in Schritt 5.

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Schritt 5: Meeting starten

Um dein Meeting zu starten, gehe wieder auf auf dein Profil. 

Klicke in der linken Seitenleiste auf «Meetings» und wähle das betreffende Meeting in der Liste aus.

Drücke auf den Button oben rechts «Starten der Sitzung».

Wenn du das erste Mal auf Zoom bist, wirst du eine Aufforderung erhalten, die Software herunterzuladen. Das geht ganz schnell.

Dann kommst du in den Meeting-Raum. Wenn es sich um ein Video-Meeting handelt, siehst dich jetzt auf dem Bildschirm. 

In der Fussleiste findest du Icons für verschiedene Funktionen.

Fussleiste Zoom Meetingraum ps

Teilnehmer: Hier siehst du, wie viele Teilnehmer dem Meeting beigetreten sind. Mit einem Mausklick auf diese Funktion öffnet sich rechts eine Seitenleiste. Du siehst dort deine Teilnehmer und kannst individuelle Einstellungen vornehmen, sie beispielsweise stumm schalten etc.

Aufzeichnen: Mit Klick auf den Button startest du die Aufzeichnung eines Videos. Du kannst die Aufzeichnung jederzeit unterbrechen, indem du auf «Aufzeichnen anhalten» klickst. Übrigens: Dein Gesprächspartner kann sehen, wenn du ein Meeting aufnimmst.

Bildschirm freigeben: Mit dieser Funktion kannst du deine Teilnehmer direkt auf deinen Bildschirm sehen lassen. Klicke auf das Icon. Sobald du auf das blau angezeichnete Feld klickst, teilst du deinen Bildschirm mit den Teilnehmenden.

Bildschirm freigeben stoppen: Um zurück zum Meetingraum zu gelangen, musst diese Anzeige auf deinem Bildschirm anwählen:

Bildschirm freigeben stoppen

Klicke auf «Stoppen» und du gelangst sofort zurück im Meetingraum.

Übrigens: Wenn dich diese Anzeige beim Teilen des Bildschirms stört, kannst zu sie mit der Maus einfach zur Seite schieben.

Fussleiste Zoom Meetingraum 3 ps

Video beenden: Hier schaltest du bei Bedarf dein Videobild aus.

Stummschalten: Hier kannst du dein Audio ausschalten, die Teilnehmer deines Meetings hören dich dann nicht mehr.

Chat: Die Chatfunktion ermöglicht es beispielsweise Links zu teilen oder Fragen einzugeben, während jemand spricht.

Meeting beenden: Mit einem Klick auf «Meeting beenden» ist das Meeting fertig.

Weitere Tipps für Online-Meetings mit ZOOM

  • Statt ein Meeting kannst du auch ein «Webinar» erstellen. Dann sind deine Teilnehmer nur Zuschauer. Sie können im Chat mit dir Kommunizieren haben aber keine Sprech- und Videofunktion.
  • Nehmen viele Teilnehmer am Meeting teil, ist es sinnvoll, die Teilnehmer zu Beginn stumm zu schalten.
  • Beim Planen des Meetings solltest du unter Audio: «beides» aktivieren. Dann können auch Leute per Telefon teilnehmen.
  • Für die eitlen unter euch: Im Meetingraum unten links neben dem Kamerabild auf den Pfeil drücken. Unter den Einstellungen kannst du dein «Erscheinungsbild retuschieren».
  • Unter dem Dropdownmenu «Mehr» unten in der rechten Teilnehmerleiste des Meetingraums findest du weitere nützliche Funkionen. Dort lässt sich beispielsweise der Ein-/Ausgangston abstellen. Das ist der (etwas nervende) Gong, der ertönt, wenn eine neue Person dem Meeting beitritt.

Zoom 5.0 Update – die neue Zoom Version ab Mai 2020

Während der Corona-Krise wurde Zoom viel benutzt und es geriet wegen Sicherheitsproblemen in Verruf.

Nun hat Zoom diesbeszüglich nachgebessert. Seit dem 27. April gibt es das Update Zoom 5.0, eine neue Version, bei welcher die Meetingdaten besser geschützt werden (GCM-Verschlüsselung).

Nach dem 30. Mai 2020 wird bei allen Nutzern mit älteren Versionen, wenn sie versuchen an Meetings teilnzunehmen, automatisch auf die die Version aktualisiert.

Zoom 5.0 für Zoom-Benutzer (Meeting-Teilnehmer)

Hier kannst du deine alte Version auf Zoom 5.0 aktualisieren.

Zoom 5.0 für Zoom-Administratoren

Hier erfährst du die Details über Zoom 5.0 für Administratoren.

Was ist neu bei Zoom 5.0

  • Besserer Schutz gegen Angriffe von aussen: Zoom hat die Sicherheits-Verschlüsselung verbessert und das Eindringen in Meetings ist nicht mehr so einfach möglich. Alle Teilnehmer müssen dazu auf die neue Version umsteigen. Meeting sperren: Sobald alle Teilnehmer erschienen sind, kannst du das Meeting sperren und unerwünschte Unterbrechungen verhindern.

  • Die Region kann festgelegt werden: Zoom Adminstratoren können auswählen, in welcher Region die genutzten Zoom-Rechenzentren stehen. 

  • Die Sicherheitseinstellungen sind verbessert: Neu sind sie in einem zentralen Menu untergebracht und einfacher bedien- und auffindbar. Du kannst sie mit einem Klick auf das Sicherheitssymbol in der Menüleiste des gehosteten Meetings aufrufen. Dort kannst du folgende Funktionen für die Teilnehmer aktivieren oder deaktivieren: Bildschirmfreigabe, Chat, sich umbenennen.
Zoom Sicherheitseinstellungen ps 2
  • Teilnehmer entfernen: Wenn du einen Teilnehmer entfernst, kann dieser daraufhin nicht mehr an dem Meeting teilnehmen.

  • Meeting-Störer können gemeldet werden: Stört jemand dein Meeting, kannst du dies an Zoom melden. Zoom überprüft dann, ob ein Missbrauch vorliegt und ergreift Massnahmen dagegen.

  • Der Passwortschutz ist obligatorisch: Wenn du bis jetzt zu Meetings ohne Passwort eingeladen hast, wirst du merken, dass dies nicht mehr so funktioniert. Meeting-Kennwörter sind nun für die meisten Konten (auch beim kostenlosen Basic-Konto) standardmässig aktiviert.

Kostenlose Videokonferenzen mit Zoom – das Fazit

Zoom überzeugt mit der supereinfachen Bedienung.

Mit dem Update vom Mai 2020 hat Zoom auch was die Sicherheit anbelangt nachgebessert. Störungen des Meetings sollen nun verhindert oder erschwert werden.

Zoom-Meetings sind ideal für Einzelcoachings, da sie für 2 Personen unbegrenzt lange dauern können und der Bildschirm mit einem Klick geteilt werden kann. 

Ab 3 und mehr Teilnehmern können Meetings nur 40 Minuten dauern. Ich finde, das hat auch Vorteile: Es gibt einen Ansporn, das Meeting nicht unnötig in die Länge zu ziehen. Es kann aber auch ein neues Meeting gestartet werden.

Ich hoffe, der Beitrag hilft dir weiter. 

Viel Spass mit deinem ersten Meeting.

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1 Kommentar

  • Toller Beitrag, danke! Weitere DIenste, Alternativen für Zoom, Anleitungen, und Tipps für professionelle Videomeetings findet ihr auf meinem Blog: www.aloco.ch/blog/online-unterricht-teaching¨

Was denkst du?

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